Der Zeitplan
| Wann | Was |
|---|---|
| 12–9 Monate vorher | Budget festlegen (Budget-Rechner), Location suchen und buchen, Datum fixieren |
| 9–6 Monate vorher | Caterer, Fotograf, Musik anfragen und buchen; Einladungsliste erstellen |
| 6–3 Monate vorher | Einladungen versenden (Einladungs-Rechner), Menü und Getränke planen |
| 3–1 Monat vorher | Rückläufe auswerten, Sitzplan erstellen, Dienstleister bestätigen |
| 1 Woche vorher | Ablaufplan schreiben, Notfallnummern sammeln, Wetter-Check (Outdoor) |
| Tag X | Früh aufbauen, Puffer einplanen, genießen |
Die drei häufigsten Fehler
- Zu spät gebucht: Gute Locations sind 9–12 Monate vorher weg — zuerst die Location, dann der Rest.
- Kein Puffer: 10–15 % Budgetreserve und 30 Minuten Zeitpuffer retten jedes Event.
- Alles selbst: Am Tag X delegieren — du bist Gastgeber, nicht Aufbauhelfer.
Tipp: Ein einseitiger Ablaufplan für alle Helfer — wer macht was, wann, mit welcher Nummer. Das ist die halbe Miete.